Modul 15 · Vertiefung
Reisekostenabrechnung
Was du danach weißt: Wie Reisekosten in LOGA3 abgerechnet werden, welche Tagessätze als
Konfiguration im System leben — und warum Fehler hier oft erst beim Steuerberater auffallen.
Warum Reisekosten ein QS-Thema sind
In der Personalverrechnung hört das Gehalt nicht beim Bruttogehalt auf.
Mitarbeiterinnen, die dienstlich reisen, haben Anspruch auf
Reisekostenersatz (Travel Expense Reimbursement) —
steuerfreie Vergütungen für Verpflegung, Unterkunft und Fahrtkosten.
Diese Beträge erscheinen auf dem Lohnzettel, beeinflussen die Steuerlast,
und werden an Behörden gemeldet.
Was Reisekostenabrechnung für QS besonders macht:
Die Sätze selbst sind Konfiguration — wie die SV-Sätze aus Modul 04.
Das Ergebnis hängt von Regeln ab, die sich ändern können.
Und ein falscher Satz produziert stille Fehler: die Abrechnung läuft durch,
aber der Betrag ist falsch.
Die Tagessätze — Konfiguration im System
Für Dienstreisen innerhalb Österreichs gelten gesetzliche Tagessätze.
Sie sind nicht im Code einprogrammiert — sie stehen in Konfigurationstabellen
und werden angepasst, wenn das Bundesministerium die Sätze ändert.
| Dauer der Reise |
Verpflegungspauschale (Tagessatz) |
Hinweis |
| Mehr als 3 Stunden |
€ 2,50 je angefangene Stunde |
max. € 30,00 pro Tag |
| Voller Tag (über 11 Stunden) |
€ 30,00 |
steuerfreies Maximum Inland (seit 2025) |
| Unterkunft (Nächtigungsgeld) |
€ 17,00 pauschal |
wenn kein Beleg, pauschal möglich |
| Kilometergeld PKW |
€ 0,50 pro Kilometer |
seit 1.1.2025 (vorher € 0,42) |
| Ausland (variiert) |
je Land unterschiedlich |
BMF-Verordnung, eigene Konfigurationstabelle |
Konfiguration
Genau wie die SV-Beitragssätze aus Modul 04: Wenn die Tagessätze per Gesetz angehoben werden,
muss P&I die Konfigurationstabelle aktualisieren — nicht den Code.
Wird das Deployment vergessen oder verspätet eingespielt, rechnet das System
mit veralteten Sätzen weiter. Stiller Fehler.
Der Ablauf — Vom Antrag zur Abrechnung
1
Mitarbeiterin stellt Reisekostenantrag —
Datum, Ziel, Dauer, Art der Reise, Belege für Unterkunft und Fahrtkosten.
In LOGA3 direkt im HR-Modul erfasst oder über einen Workflow eingereicht.
2
System berechnet die Pauschalen —
Verpflegungspauschale nach Stunden, Nächtigungsgeld nach Nächten,
Kilometergelder nach gefahrenen Kilometern.
Alle Beträge kommen aus der Konfiguration.
3
Genehmigung durch Vorgesetzte —
erst dann fließt der Betrag in den Abrechnungslauf.
Nicht genehmigt = kein Auszahlungsbetrag.
4
Ausgabe in der Abrechnung und auf der Reisekostenbescheinigung —
der Betrag erscheint auf dem Lohnstreifen, getrennt vom Bruttogehalt,
und wird in der Reisekostenbescheinigung (Travel Expense Statement) dokumentiert.
5
Meldung an Finanzamt —
steuerfreie Beträge werden im Lohnzettel (L16) ausgewiesen.
Fehler hier werden spätestens bei der Arbeitnehmerveranlagung sichtbar.
Das Ausgabedokument: Reisekostenbescheinigung
Die Reisekostenbescheinigung (englisch: Travel Expense Statement oder
Travel Expense Certificate) ist das Nachweis-Dokument für die Auszahlung.
Es fasst eine oder mehrere Dienstreisen zusammen und weist die steuerliche
Behandlung jedes Betrags aus.
Mitarbeiterin
Maria Muster
Reisezeitraum
12.–13. Mai 2026 (2 Tage, Graz)
Verpflegungspauschale
2 × € 30,00 = € 60,00 (steuerfrei)
Nächtigungsgeld
1 × € 17,00 (steuerfrei)
Kilometergeld
180 km × € 0,50 = € 90,00 (steuerfrei)
Steuerliche Behandlung
Vollständig steuerfrei gem. § 26 Z 4 EStG
Wo stille Fehler entstehen:
Wenn die Konfiguration einen falschen Tagessatz enthält (z.B. noch € 26,40 statt € 30,00 —
ein realer Fall nach der Reform 2025),
berechnet das System die Verpflegungspauschale automatisch zu niedrig.
Die Bescheinigung wird ausgestellt, der Betrag ausgezahlt — alles sieht korrekt aus.
Der Fehler fällt erst auf, wenn eine Mitarbeiterin nachfragt oder der Steuerberater prüft.
Was du als QS-Mitarbeiterin prüfst
| Prüfpunkt |
Was du kontrollierst |
Schicht (Modul 13) |
| Tagessätze aktuell? |
Stimmen die konfigurierten Beträge mit dem aktuellen BMF-Erlass überein? |
Konfiguration |
| Berechnung korrekt? |
Stunden × Stundensatz = Tagesbetrag? Abrundung nach Stunden korrekt? |
Standard |
| Nur ein Mitarbeiter falsch? |
Hat die Mitarbeiterin einen abweichenden KV oder Sondervereinbarung? |
Kundendaten |
| Bescheinigung vollständig? |
Alle Felder gefüllt? Steuerstatus korrekt ausgewiesen? |
Konfiguration |
Grenzfall: Auslandsreise
Bei Dienstreisen ins Ausland gelten länderspezifische Tagessätze aus einer eigenen
BMF-Verordnung — für jedes Land ein eigener Satz, mit eigener Konfigurationstabelle.
Das macht Auslandsreisen zum klassischen Grenzfall im Sinne von Modul 12:
Testfall-Ideen für Reisekostenabrechnung:
Normalfall: Inlandsreise, voller Tag, Standardmitarbeiterin
Grenzfall: Reise beginnt um 23:00 Uhr, endet nach 3 Stunden — zählt das als ein Tag?
Grenzfall: Reise über Mitternacht — gehört der nächste Tag dazu?
Fehlerfall: Reiseantrag ohne Genehmigung — wird trotzdem abgerechnet?
Fehlerfall: Tagessatz-Konfiguration veraltet — wie hoch ist die Abweichung?
In deiner Arbeit bei P&I
Reisekostenabrechnung verbindet drei Konzepte aus früheren Modulen:
Konfiguration als Regelwerk (Modul 04), Ausgabedokumente die aus Abrechnungsdaten entstehen
(Modul 14), und die Triage-Frage wenn ein Betrag falsch ist (Modul 13).
Wenn eine Kundin klagt, dass ihre Reisekostenabrechnung falsch ist,
prüfe zuerst die Konfiguration — nicht den Code.
Denke mal nach:
Welche Tagessätze gelten für eine Dienstreise deiner Kollegin nach Berlin?
Wo würdest du in LOGA3 nachschauen — und was wäre ein Hinweis darauf,
dass die Konfiguration veraltet ist?
Was du am Ende von Pfad 3 kannst
- Ereignisketten erkennen, gezielt testen und stille Folgefehler zuordnen
- Testfälle systematisch planen — Normalfall, Grenzfall, Fehlerfall — bevor du anfängst
- Einen Fehler der richtigen Schicht zuordnen: Standard, Konfiguration, Kundendaten oder Anwenderfehler
- Bescheinigungen und Reisekostenabrechnungen als Folge derselben Abrechnungsdaten lesen — und wissen, wo die stillen Fehler sitzen
Fünfzehn Module. Kein Programmierkurs — ein Werkzeugkasten für deine Rolle.
Du weißt jetzt, wie Software über Daten denkt, wie QS in einer Produktfirma funktioniert,
wie du Fehler systematisch einordnest, und wie Abrechnungsergebnisse als Dokumente und Reisekosten
die Welt verlassen.
Das Fachwissen hattest du schon. Jetzt hast du die Sprache dazu.